1. 4 Implementación de Exactus ERP
Actividades y Costos
| Actividad | Responsable | Costo |
| Plan general del proyecto | Encargados del Proyecto | S/. 550.0 |
| Adquisición de Software Exactus | Encargados del Proyecto | S/.650.0 – S/1800.0 |
| Capacitación del Personal | Gerencia, Encargados del Proyecto | S/.800.0 |
| Computador | Gerencia | S/.2 300.0 |
Implementación de Área de Financiera
Ventajas con Esta implementación
Integración
El sistema integra los procesos tanto a lo interno del área de contabilidad y finanzas como en su relación con los otros módulos. Por ejemplo, un pedido que se factura en el área comercial se refleja de forma automática en las otras áreas como inventario, facturación, cuentas por cobrar, contabilidad y bancos (cuando se recibe el pago). Lo mismo sucede con transacciones como: compras, inventarios, pago de planillas, entre otras.
En Exactus ERP cada transacción se registra una sola vez en su fuente y se refleja en todo el sistema.
Multimoneda
En diferentes módulos como cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos, entre otros, cada documento se registra en su moneda original y Exactus ERP se encarga de hacer y registrar la transacción tanto en la moneda original como en la moneda local, calculando de forma automática las diferencias del tipo de cambio cuando corresponden. El sistema puede controlar un número ilimitado de monedas y cumple con estándares como las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Control real en dólares
Aunque son muchos los sistemas que ofrecen manejo multimoneda, son muy pocos los que además pueden controlar la información clave de la compañía tanto en moneda local como en dólares. Muchas empresas requieren tener estados financieros reales en dólares o un control de los activos fijos o el inventario en esa moneda, y si no se cuenta con un sistema como Exactus ERP la información suele ser poco precisa pues esta tarea requiere de mucho trabajo. Exactus ERP permite además del manejo multimoneda, la re-expresión real de la información en dólares, cumpliendo con las Normas Internacionales de Contabilidad.
Manejo de unidades estratégicas de negocio o centros de costos
Con Exactus ERP su empresa podrá excluir del catálogo contable las unidades estratégicas de negocio (UEN) o los centros de costo que se podrán configurar como una dimensión adicional. Esto implica entre otros beneficios una simplificación del catálogo contable y la capacidad de analizar de forma más precisa el desempeño de una UEN o centro de costo. Esta característica no se limita a la contabilidad, sino que se extiende a todas las áreas del sistema, asegurando un control y análisis real de cada división que se plantea en temas importantes como presupuesto, ingresos y costos.
Flexibilidad en el análisis
Exactus ERP permite un análisis flexible de la información contable y financiera. Esto se logra por medio de las múltiples consultas y reportes configurables que provee el sistema y con funciones adicionales que permiten aprovechar herramientas de Office como Microsoft® Office Excel y Microsoft® Office Word, para consultar y analizar la información de Exactus ERP en línea y de forma muy flexible. Esta integración con el Office no se limita a la copia de información a hojas de Excel tradicional que ofrecen otros sistemas, sino que va más allá con funciones como el Exactus Add In para generación de Reportes Financieros en Microsoft® Office Excel y los Exactus ERP Smart Tags para Office.
Multicompañía
Exactus ERP permite registrar un número ilimitado de compañías en la misma instalación, lo que facilita el manejo de múltiples empresas del mismo grupo económico. El manejo multicompañía de Exactus ERP incluye también un manejo de seguridad integrado por compañía, la capacidad de hacer transferencias bancarias entre las compañías y un proceso de consolidación contable de las mismas.
Seguridad y auditoría
Todos los registros de Exactus ERP tienen un detallado manejo de seguridad y auditoría, lo que permite a la empresa asegurar la integridad y el buen manejo de la información que utiliza a lo interno, y la información que presenta a accionistas, entidades bancarias y gubernamentales. Después de los escándalos de corporaciones a nivel mundial y de la promulgación de la ley Sarbanes Oxley, este tema retoma importancia especialmente en empresas con operaciones o relaciones con empresas a nivel internacional. Exactus ERP asegura un buen manejo del mismo.
Otras funciones a destacar
Contabilidad
Catálogo contable flexible/ asientos recurrentes/ asientos de distribución automática /anulación y reversión / manejo de diferidos/ manejo de contabilidad por terceros/ cuadro de auxiliares / consolidación / tipos de asientos configurable / seguridad por paquetes de asientos.
Reportes financieros
Estados financieros configurables / libros de diario y mayor / pre-cierres anuales / flexibilidad en cierres anuales y mensuales / ajustes por inflación / diferencial cambiario.
Cuentas por cobrar
Clientes corporativos / notas de crédito y débito configurables / contra-recibos / convenios de pago / carga masiva de documentos para cobradores / intereses en mora.
Tesorería
Análisis de antigüedad y vencimiento de clientes y proveedores / días de revisión y pago de clientes / sub-tipos de documentos configurables / manejo de retenciones configurables / transferencias electrónicas a proveedores / control de emisión de cheques a proveedores.
Activos
Múltiples tipos de depreciación / múltiples tipos de re-evaluación / control de movimientos de activos / control de responsables y ubicaciones de activos / retiro de activos / mejoras a activos.
Implementación del Área Comercial de Ventas e Inventario
Ventajas de esta implementación
Flexibilidad comercial
Exactus ERP le permite comercializar sus productos de múltiples formas: la facturación por pedido tradicional, la facturación realizada por medio de Exactus Comercio Electrónico en un portal Web, la facturación realizada en la ubicación del cliente por medio de Exactus Facturación en Ruta (en un dispositivo móvil de mano), la facturación realizada en un local por medio de Exactus Punto de Venta, la facturación procesada por medio de consignación, entre otras.
Innovación en movilidad y comercio electrónico
Exactus ERP provee a la empresa de soluciones innovadoras, fáciles de implementar e integradas a los procesos de facturación en inventario tales como: Manejo del inventario en dispositivos móviles (de mano), códigos de barras, facturación en dispositivos móviles, comercio electrónico y factura electrónica.
Trazabilidad
A lo largo de todo el sistema, Exactus ERP le permite una adecuada y confiable trazabilidad de toda su mercadería ya sean productos terminados, suministros, materias primas o repuestos, entre otros. Esto se logra con un detallado manejo de lotes, series y ubicaciones en todas las transacciones. Es de destacar el manejo de lotes, estados y fechas de vencimiento para productos perecederos, alimenticios, químicos o farmacéuticos.
Reexpresión de inventarios en dólares
Con Exactus ERP Comercial es posible mantener un costeo preciso del inventario tanto en dólares como en la moneda local, detallando cada transacción en las dos monedas y cumpliendo las mejores prácticas de negocio como las reflejadas en las Normas Internacionales de Contabilidad. Esto le permitirá a su empresa controlar adecuadamente los costos y utilidades en cada una de las monedas.
Compras multimoneda
Con Exactus ERP se pueden realizar compras e importaciones en múltiples monedas, realizando una conversión y un costeo correcto en la moneda local y reporte al mismo tiempo que se mantiene la consistencia de la moneda de cada documento. Esto le ahorra mucho tiempo en cálculos y una mayor confiabilidad en los costos y procesos.
Procesos clave
Exactus ERP permite un manejo detallado de procesos clave en el área comercial como liquidación de importaciones, despachos, toma de pedidos, validación de crédito, toma física, sugerencias de compra, manejo de promociones, entre otros.
Otras funciones a destacar
Clientes y Proveedores
Información detallada del cliente / control del número de contribuyente (para reportes fiscales) / clientes y proveedores multimoneda / cadenas de clientes corporativos / múltiples direcciones por cliente.
Ventas
Múltiples listas de precio / control del crédito y otras condiciones del cliente / control de márgenes de ganancia mínimos / estados de cuenta por correo electrónico / consultas flexibles de artículos, existencias y precios / precios en moneda local y dólares / reservaciones de existencias / descuentos, bonificaciones y promociones configurables / planes de pago / garantías y fiadores / múltiples formas de facturar / manejo de ensambles (kits) / autorizaciones para crédito y condiciones de precio / pronósticos y estadísticas configurables.
Facturación y despacho
Remisiones / retenciones por cliente, proveedor o artículo/ múltiples documentos de ingreso (factura, tiquete, crédito fiscal) / condiciones de pago configurables/ manejo de contra-recibos / Backorder en pedidos de venta y compra/ facturación sin despacho o con despacho posterior / despachos / control de pendientes por facturar / múltiples opciones de devoluciones / trazabilidad de devoluciones/ anulaciones y reversiones / cajas.
Inventario
Clasificaciones de artículos configurable / múltiples bodegas / localizaciones por bodega / transacciones configurables / seguridad por bodega y transacción / control detallado del inventario / códigos de barra / manejo detallado de lotes / especificaciones por lote / múltiples formas de valoración (promedio, UEPS, PEPS, estándar) / doble costeo de artículos (fiscal y comparativo) / mínimos, máximos y punto de re-orden / clasificación ABC / unidades de almacenamiento y detalle / artículos sustitutos / toma física de inventarios – conteo cíclico.
Compras e importaciones
Precios de artículos por proveedor / aranceles e impuestos / solicitudes de compra / seguimiento detallado de órdenes de compra / embarques / liquidación de importaciones / compras en múltiples unidades.
Área Industrial
Ventajas principales de esta implementación
Integración
Exactus ERP viene a satisfacer una carencia de muchas empresas con procesos de producción, manejando en un mismo sistema estos procesos de forma integrada con las otras áreas de empresa, como por ejemplo: control de inventario, recursos humanos y contabilidad. En Exactus ERP todos los movimientos que se registran en el proceso de producción están ligados a las áreas antes mencionadas por lo que se asegura la integridad de la información.
Trazabilidad
Gracias a su manejo de órdenes de producción y lotes, entre otras características, Exactus ERP asegura una adecuada trazabilidad de los procesos de producción y de las materias primas y productos terminados que participan en este proceso. Esta trazabilidad no se limita a los procesos de producción sino que se extiende a lo largo del sistema lo que permita saber desde qué lote específico se le vendió a qué cliente, hasta qué materias primas de qué proveedor se compraron para fabricar ese producto.
Costeo real
Exactus ERP le permite llevar un control integral del costo en sus procesos de producción, incluyendo no sólo materiales sino también la mano de obra y los gastos indirectos de fabricación asociados.
Con Exactus ERP es posible definir la formulación de los productos a producir, incluyendo sus materias primas, mano de obra y gastos indirectos así como registrar la información real de dichos rubros, de forma tal que se pueden controlar los costos reales asociados al proceso productivo y realizar comparaciones con los costos esperados (estándar).
Formulación flexible
Se cuenta con una funcionalidad que permite modelar la producción de artículos con tantos niveles como los requiera la empresa, detallando en cada caso materiales, horas y otros indicadores. También es posible detallar productos semielaborados, subprocesos y detalle de las operaciones.
Administración del Mantenimiento
Como complemento al área Industrial, este módulo permite llevar un control detallado de los mantenimientos realizados a los diferentes equipos de la empresa (siempre integrado con Control de Inventario, Recursos Humanos y Contabilidad). Esta funcionalidad permite además calendarizar las labores de mantenimiento tanto correctivo como preventivo (con base en tiempos o mediciones como el kilometraje y horas).
Explosión de Materiales
El sistema permite hacer una adecuada y precisa explosión de los materiales en varios niveles, desde la explosión específica de una orden de producción para validar si se puede fabricar con lo disponible en bodega, hasta la planificación de las compras de un plan de producción a mediano y largo plazo.
Otras funciones a destacar
Definición del producto
Especificaciones por producto / múltiples recetas por artículos / fechas de vigencia de cada fórmula / materiales por operación / detalle de mano de obra por puesto / detalle de gastos indirectos de fabricación.
Planificación
Históricos de producción / planes maestros de producción / generación de órdenes de compra para suplir los planes de producción.
Costeo
Costeo estándar / costeo real / liquidación de gastos indirectos de fabricación / factores de costo por operación / control de variaciones de costos.
Producción
Registro en línea de materiales / registro en línea de mano de obra / control de paros / control de desperdicios / control de mermas / explosión de materiales / implosión de materiales / manejo de células de trabajo / manejo de operaciones / materias primas sustitutas y alternas / control de órdenes de producción / precierre de órdenes / creación masiva de órdenes relacionadas / control de lotes producidos / manejo de turnos.
Área de Recursos Humanos y Nómina
Formulación flexible y cálculo efectivo
Cubre todos los cálculos habituales como beneficios, deducciones y aportes de ley (aguinaldo, prestaciones, Seguro Social, entre otros). Es flexible para agregar elementos propios de cada industria o de cada empresa. Exactus ERP Nómina ha sido probado y es la solución para cientos de empresas de diferentes industrias y giros de negocio.
Ideal para trasnacionales
Exactus ERP Nómina es la opción elegida por muchas trasnacionales en Latinoamérica para el pago de sus planillas por características como: soporte a múltiples países en la misma instalación, adaptación a múltiples países de Latinoamérica, manejo real de re-expresión de los resultados en moneda local de cada país y dólares, soporte a elementos de control y auditoría con experiencia en la Ley Sarbanes Oxley.
Portal Web para el personal
Los colaboradores podrán consultar información y hacer múltiples gestiones por medio de un moderno portal Web. Además de brindar información al personal, éste portal le permite automatizar varios procesos del área de recursos humanos que comúnmente requieren mucho trabajo.
Integración
Totalmente integrado a los módulos financieros y operativos de Exactus ERP (como Contabilidad, Bancos y Producción), y con facilidad para integrarse a otros sistemas. Con Exactus ERP las re-digitaciones de la información de Recursos Humanos & Nómina son cosa del pasado.
Adaptado al país
La experiencia acumulada le permite entender a la perfección las compañías latinoamericanas, brindando soluciones localizadas, en especial, la reconocida solución Control de Nómina, la cual posee una amplia capacidad para soportar los requerimientos legales y particularidades de todos los países en la región.
Procesos críticos
Exactus ERP brinda soporte a procesos importantes del área de recursos humanos como el manejo de marcas y horarios, acciones de personal, liquidaciones, documentos, control de vacaciones, entre otros.
Otras funciones a destacar
Base de datos de empleado
Ficha detallada del empleado / horarios / ubicaciones / experiencia laboral / títulos académicos y capacitaciones / fechas importantes / superiores y subordinados.
Control de Nómina
Múltiples formas de pago / pagos por transferencias en múltiples bancos / reportes legales / beneficios, deducciones y aportes configurables / cargas de horas / múltiples tipos y periodicidad de nóminas / seguridad detallada por nómina y concepto.
Gestión de Recursos Humanos
Vacaciones configurables / estados / control de puestos / control de plazas / incapacidades / accidentes / acciones de personal configurables / solicitudes del personal configurables / contratos / cartas y constancias configurables (integración con Microsoft® Office Word) / liquidaciones configurables / procesos masivos (aumentos, liquidaciones, vacaciones, entre otros / encuestas salariales.
Datos de la Implementación
· Los módulos implementados en el ERP Exactus para la EMPRESA DE SERVICIOS ELECTRONICOS pueden editarse, agregar o eliminar módulos, además de adquirir módulos extra con un pago adicional.
· Con la adquisición del software se pueden realizar cambios para que la empresa personalice el ERP, dichos cambios pueden radicar en los tiempos de reparación de un producto.
· Tiene la desventaja de no contar con una versión Demo pero las empresas que implementan este software respaldan la opción y su capacidad.
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